Czy KSeF dla osób zwolnionych z VAT jest obowiązkowy?

Odpowiedź jest krótka i prosta: tak. Przypomnijmy, że w polskim systemie prawnym podatnik może korzystać z dwóch rodzajów preferencji:

1. zwolnienie podmiotowe – przysługuje firmom, których roczny obrót nie przekracza limitu 240 tys. zł;
2. zwolnienie przedmiotowe – dotyczy rodzaju prowadzonej działalności (np. usługi medyczne, edukacyjne czy finansowe wymienione w art. 43 ust. 1 ustawy o VAT).

Bez względu na to, z którego tytułu przysługuje przedsiębiorcy zwolnienie, jeśli wystawia faktury, będzie musiał robić to przez Krajowy System e-Faktur. Oznacza to, że każdy nievatowiec stanie przed wyzwaniem technologicznym. Dobra wiadomość jest taka, że KSeF dla osób zwolnionych z VAT zmienia jedynie formę dokumentowania sprzedaży, a nie zasady rozliczania podatku.

Wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur KSeF

Mimo powszechności systemu ustawa o VAT przewiduje sytuacje, w których krajowy system e-faktur nie będzie wymagany. Do najważniejszych wyjątków należą:

• Firmy zagraniczne: Podmioty bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.
• Procedury specjalne: Podmioty rozliczające się w ramach systemów OSS lub IOSS.
• Sprzedaż B2C, czyli na rzecz osób prywatnych (konsumentów). Ta nadal może być dokumentowana w sposób dotychczasowy np. paragonem.
• Rolnicy ryczałtowi: W ich przypadku system pozostanie dobrowolny, choć nabywcy ich produktów będą mogli wystawiać faktury VAT RR w systemie KSeF.
• Specyficzne usługi: Bilety za przejazd autostradą czy bilety komunikacyjne, które pełnią funkcję faktur, na razie pozostają poza KSeF.

Co zmienia się w praktyce?

• Koniec z papierem i PDF. Tradycyjne dokumenty wystawiane w Wordzie czy wypisywane ręcznie przestaną spełniać wymogi ustawy o VAT w obrocie B2B.
• Jednolity standard. Każda faktura elektroniczna będzie miała format XML, co oznacza, że dane będą czytelne przede wszystkim dla systemów informatycznych.
• Centralna weryfikacja. Aby wystawić e-fakturę, trzeba będzie połączyć się z serwerami Ministerstwa Finansów, które nadadzą dokumentowi unikalny numer identyfikacyjny.
• Automatyczne odbieranie faktur zakupowych w KSeF. Faktury kosztowe również będą widoczne w systemie.

Harmonogram wdrożenia: Kiedy nievatowiec musi wejść do systemu?

Ministerstwo Finansów zdecydowało się na etapowe wprowadzanie obowiązku, co jest ukłonem w stronę mniejszych podmiotów.

Warto podkreślić, że choć obowiązek wystawiania e-faktur dla najmniejszych podmiotów wejdzie w życie w 2027 roku, to już rok 2026 wymusi na nich zmianę dotychczasowych nawyków. Jako odbiorcy usług telekomunikacyjnych, energii czy paliw, przedsiębiorcy zwolnieni z VAT będą otrzymywać faktury kosztowe wyłącznie za pośrednictwem serwerów Ministerstwa Finansów.

W tej sytuacji kluczowe staje się posiadanie oprogramowania, które w imieniu przedsiębiorcy automatycznie odbierze faktury z systemu i przygotuje je do zaksięgowania. Oprogramowanie Comarch pod KSeF oferuje rozwiązania dopasowane do różnych potrzeb biznesowych. Dla osób szukających lekkiego, intuicyjnego rozwiązania idealny będzie Comarch Betterfly. Z kolei firmy o bardziej złożonych potrzebach, wymagające pełnego wsparcia księgowego czy magazynowego, mogą już teraz wdrożyć systemy takie jak Comarch ERP Optima lub Comarch ERP XL. 

Dlaczego rok 2026 jest kluczowy? Odbieranie faktur zakupowych

Choć obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dla podatników zwolnionych z VAT przypada dopiero na 2027 rok, system stanie się dla nich codziennością znacznie wcześniej. Już w 2026 roku najwięksi dostawcy usług, tacy jak firmy telekomunikacyjne, leasingowe i sieci stacji paliw, będą zobligowani do korzystania z KSeF. Oznacza to, że faktury kosztowe przestaną przychodzić e-mailem w formacie PDF. Trafią one bezpośrednio na serwery Ministerstwa Finansów. 

Aby przedsiębiorca mógł zaliczyć taki wydatek do kosztów uzyskania przychodu, będzie musiał mieć dostęp do systemu już w 2026 roku.

Działalność nierejestrowana a faktura na żądanie

Dla wielu osób prowadzących działalność gospodarczą bez rejestracji do VAT ważnym elementem jest faktura na żądanie. Jeśli podatnik prowadzi działalność nierejestrowaną i inny podatnik (firma) poprosi go o dokument, to od 2027 roku będzie on musiał wystawić e-fakturę w KSeF. Nie będzie już możliwości wysłania skanu faktury mailem.

KSeF a kasa fiskalna – czy jedno zastępuje drugie?

Niestety, Krajowy System e-Faktur nie eliminuje obowiązku posiadania urządzenia takiego jak kasa fiskalna. Jeśli prowadzona działalność gospodarcza wymaga ewidencjonowania sprzedaży na kasie, nadal trzeba będzie to robić.

Najważniejsze zasady współpracy obu systemów:

• paragon nie jest e-fakturą, zatem dokument z kasy nadal trafia do rąk konsumenta;
• do końca 2026 roku faktury wystawiane z kasy fiskalnej mogą funkcjonować poza KSeF;
• od stycznia 2027 r. wystawiane faktury do paragonu dla innej firmy będą musiały zostać zarejestrowane w KSeF jako faktury elektroniczne.

Dla wielu firm oznacza to konieczność obsługi dwóch systemów jednocześnie. Dlatego tak istotne jest posiadanie nowoczesnego oprogramowania ERP, które zintegruje te procesy, oszczędzając czas i minimalizując ryzyko pomyłki.

Jak wystawiać faktury ustrukturyzowane?

Faktury można wystawić, korzystając z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów: Aplikacji Podatnika KSeF i na portalu E-mikrofirma albo poprzez oprogramowanie księgowe, o ile jest zintegrowane z KSeF za pomocą API. Narzędzia MF wymagają logowania podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym i ręcznego uzupełniania danych. 

Proces wystawiania faktur wygląda następująco:

• przedsiębiorca wystawia dokument w wybranym systemie;
• program wysyła fakturę do KSeF;
• KSeF weryfikuje zgodność ze strukturą logiczną (schema) i nadaje unikalny numer identyfikacyjny;
• wystawca faktury otrzymuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO);
• faktura jest automatycznie dostępna dla nabywcy.

Odbieranie faktur zakupowych wygląda podobnie. Po zalogowaniu się i uwierzytelnieniu w KSeF uprawniona osoba może przeglądać skrzynkę odbiorczą i pobierać faktury.

Obsługa KSeF dla podatników zwolnionych z VAT w systemach Comarch jest znacznie prostsza. System sam generuje plik XML, wysyła go do Ministerstwa i odbiera potwierdzenie. Wystawianie faktur sprzedaży i odbieranie faktur zakupowych odbywa się w tym samym programie, więc wszystko jest w jednym miejscu. Co ważne oprogramowanie zawsze odpowiada aktualnym wymogom, więc przedsiębiorca nie musi śledzić technicznych zmian w KSeF.

Czy jest się czego bać?

Wprowadzenie KSeF to dla wielu małych firm rewolucja na miarę JPK_VAT. Choć dla osób korzystających ze zwolnienia podatkowego jest to nowy obowiązek administracyjny, warto spojrzeć na niego jako na szansę. Cyfrowa faktura elektroniczna oznacza koniec z gubiącymi się dokumentami i z kosztownym archiwizowaniem papieru.

Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT zyskują narzędzie, które przy wsparciu dobrych systemów ERP, pozwoli im zarządzać firmą nowocześniej. Rok 2026 i 2027 to daty graniczne, ale najlepszą strategią jest oswojenie się z systemem już dziś.