Co zrobić przed kontrolą w przedsiębiorstwie transportowym?

Przed zapowiedzianą kontrolą, którą będzie przeprowadzać ITD lub PIP, należy:

• sprawdzić kompletność i poprawność prowadzenia dokumentacji kadrowej. W aktach pracowniczych powinien znajdować się wymagany komplet dokumentów. Równie ważne jest, aby były one prawidłowo posegregowane – zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej;
• upewnić się, że w ewidencji czasu pracy kierowców nie ma błędów. Jeżeli przedsiębiorstwo transportowe korzysta w tym zakresie ze wsparcia zewnętrznego partnera, to również nie powinno zaniechać tej czynności;
• sprawdzić dokumenty dotyczące floty pojazdów. Kluczowe są przede wszystkim dokumenty potwierdzające, że pojazdy przeszły badania techniczne. Inspektorzy ITD z pewnością zainteresują się tachografami oraz tym, czy dane z tych urządzeń są pobierane w terminach wskazanych w przepisach;
• sprawdzić i przygotować wszystkie posiadane zezwolenia na prowadzenie działalności, w tym również poza granicami kraju. To podstawowe dokumenty, których okazania będą wymagać inspektorzy. 

Jak przebiega kontrola w firmie transportowej?

Kontrole ITD czy PIP przebiegają podobnie – według określonego schematu. W praktyce inspektorzy zapoznają się z udostępnioną im dokumentacją i w razie konieczności zadają pytania. Niekiedy rozmawiają również z pracownikami – w tym przypadku kierowcami. Oprócz tego inspektorzy ITD mogą być zainteresowani wstępem do pojazdów przedsiębiorstwa oraz kontrolą urządzeń (tachografów).

Mimo szerokich uprawnień kontrolerzy powinni przeprowadzać kontrolę zgodnie z prawem i w taki sposób, aby była ona jak najmniej uciążliwa dla przedsiębiorstwa. Gdyby kontrola była prowadzona z naruszeniem przepisów, przedsiębiorca może wnieść sprzeciw – takie prawo przysługuje mu zgodnie z art. 59 ustawy Prawo przedsiębiorców.

Jak firma transportowa może uchronić się przed karami?

Kontrola inspektorów ITD czy PIP nie musi skończyć się karami. Wiele jednak zależy od przedsiębiorstwa transportowego i tego, czy zarządzająca nim kadra podjęła niezbędne działania. W uniknięciu kar pomaga:

• współpraca z zewnętrznymi specjalistami – przykładowo firma Evotax oferuje profesjonalne usługi księgowe dla firm transportowych. Przedsiębiorstwa transportowe mogą przekazać jej rozliczanie kierowców, prowadzenie teczek osobowych czy rozliczenia VAT;
• przeprowadzanie wewnętrznych audytów – cykliczne audyty przeprowadzane przez specjalistów pozwalają zdiagnozować problemy, a następnie je usunąć. W konsekwencji firma może uchronić się m.in. przed błędami związanymi z wyliczaniem wynagrodzeń kierowców;
• posługiwanie się wzorami umów o pracę przygotowanymi przez prawnika – to ogranicza do minimum ryzyko, że znajdą się w nich błędy czy zapisy niezgodne z aktualnie obowiązującymi przepisami.

Równie istotne jest opracowanie schematu, według którego będą postępować pracownicy, gdy dowiedzą się o planowanej kontroli. Przykładem może być lista czynności do wykonania – może ona uwzględniać m.in. sprawdzenie teczek osobowych i przygotowanie wspomnianych zezwoleń.