Czym jest portal pracowniczy i jakie procesy HR obejmuje?

Portal pracowniczy skupia w jednym miejscu najważniejsze informacje i procesy związane z obsługą pracowników. Może obejmować m.in. wnioski urlopowe, pracę zdalną i hybrydową, szkolenia, benefity oraz aktualizację danych osobowych.

Pracownik sam uruchamia odpowiedni proces i sprawdza jego status. Raz wprowadzone dane mogą być następnie wykorzystywane w kolejnych sprawach i dokumentach, bez konieczności ponownego przepisywania tych samych informacji.

Jakie problemy działu HR rozwiązuje portal pracowniczy?

Powtarzalne pytania i papierowe wnioski zajmują czas, który dział HR mógłby przeznaczyć na rekrutację, rozwój pracowników czy strategiczne działania. Portal przenosi część prostych czynności na pracowników i przełożonych, automatyzując przekazywanie wniosków, akceptacje oraz informowanie o statusie sprawy.

Wysoka rotacja i masowe rekrutacje a czas HR

Przy dużej liczbie nowych pracowników rośnie liczba dokumentów, pytań i czynności administracyjnych. Każda osoba wymaga obsługi podobnych procesów, takich jak przekazanie informacji, zebranie dokumentów czy uruchomienie odpowiednich wniosków.

Samoobsługa ogranicza liczbę spraw, które muszą być przeprowadzane ręcznie przez HR. Pracownik sam sprawdza dostępne informacje, składa wniosek i otrzymuje informację o jego dalszym przebiegu.

Pracownicy produkcyjni i rozproszeni bez dostępu do danych HR

Nie każdy pracownik ma służbowy komputer lub dostęp do systemu kadrowo-płacowego. Dotyczy to szczególnie osób pracujących na produkcji, zmianowo lub w różnych lokalizacjach.

Dostępny z urządzeń mobilnych portal pracowniczy daje takim pracownikom dostęp do informacji i wniosków, bez konieczności korzystania ze stanowiska biurowego. Zmniejsza to zależność od papierowych formularzy i bezpośredniego kontaktu z działem HR.

Jak portal pracowniczy łączy się z e-teczką i obiegiem dokumentów HR?

Portal może współpracować z systemem kadrowo-płacowym, e-teczką oraz innymi systemami, wykorzystywanymi w organizacji. Informacje pobierane z systemu HR trafiają do odpowiednich procesów, a dane wprowadzone przez pracownika mogą zasilać kolejne etapy obiegu.

Przykładowo, wniosek urlopowy trafia do przełożonego, po akceptacji aktualizowane są odpowiednie dane, a pracownik może śledzić status sprawy w portalu. Ogranicza to przepisywanie informacji między systemami i liczbę papierowych dokumentów. Dane powinny być przy tym szyfrowane i przetwarzane zgodnie z wymaganiami RODO.

Czy portal pracowniczy zastąpi system kadrowo-płacowy?

Portal pracowniczy nie zastępuje systemu kadrowo-płacowego. Pełni inną funkcję: zapewnia pracownikom samoobsługę, dostęp do informacji i możliwość składania wniosków, podczas gdy system kadrowo-płacowy odpowiada za dane kadrowe, rozliczenia i płace.

Integracja obu rozwiązań łączy te funkcje. Pracownik korzysta z prostego interfejsu portalu, a dane mogą być przekazywane do systemu kadrowego bez ręcznego przepisywania.

Ile czasu odzyskuje firma po wdrożeniu portalu pracowniczego?

Oszczędność czasu zależy od liczby pracowników, spraw i stopnia automatyzacji. Według platformy AMODIT dane dotyczące automatyzacji procesów wskazują na możliwość skrócenia czasu ich trwania średnio o 76%. Jest to wartość ogólna, odnosząca się do procesów automatyzowanych, a nie wyłącznie do obsługi HR. W przypadku portalu pracowniczego odzyskany czas wynika przede wszystkim z ograniczenia ręcznego przyjmowania wniosków, przekazywania ich między osobami i odpowiadania na pytania o status spraw.

Mamy nadzieję, że powyższy artykuł pokazał, jak portal pracowniczy może odciążyć HR i przełożonych. Samoobsługa pracowników oznacza mniej powtarzalnych zadań i więcej czasu na pracę wymagającą wiedzy oraz podejmowania decyzji.