Międzynarodowa firma transportowa może regularnie pozostawiać za granicą znaczące sumy pieniędzy. Paliwo, opłaty drogowe czy inne wydatki związane z działalnością zawierają podatki, które w określonych sytuacjach można odzyskać. Samo prawo do zwrotu to jednak tylko jeden aspekt zagadnienia. Z perspektywy firmy równie ważne jest, kiedy środki faktycznie powrócą na jej konto.  

Przy dużej liczbie tras kwoty oczekujące na zwrot mogą się znacząco kumulować. Tymczasem przewoźnik nadal musi tankować kolejne pojazdy, wypłacać wynagrodzenia, opłacać faktury i ponosić koszty napraw. Dlatego właśnie, obok standardowej procedury zwrotu, pojawia się opcja szybszego odzyskania środków. 

Który wariant jest lepszy? Nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Wiele zależy od kondycji finansowej firmy oraz od tego, jak istotny jest dla niej szybki dostęp do gotówki. 

Standardowy zwrot: gdy czas nie ma kluczowego znaczenia 

 W standardowym modelu firma przekazuje faktury i niezbędne dokumenty, po czym uruchamiana jest procedura odzyskania podatku. W przypadku VAT proces ten nie przebiega jednak natychmiastowo. Edenred Finance podaje na podstawie własnego doświadczenia, że standardowy zwrot trwa średnio około 170 dni roboczych, czyli mniej więcej osiem miesięcy. Rzeczywisty termin może być inny w zależności od kraju, kompletności dokumentów oraz stopnia skomplikowania sprawy.  

Dla firmy, która ma wystarczające środki na bieżącą działalność, wydłużony czas oczekiwania nie musi stanowić problemu. Wtedy standardowy zwrot może być naturalnym rozwiązaniem: przedsiębiorstwo składa dokumenty i czeka na zakończenie procedury. 

Sytuacja zmienia się, gdy w kolejnych miesiącach pojawiają się duże wydatki i każda większa suma pozostająca poza firmowym kontem nabiera istotnego znaczenia. 

Szybszy dostęp do pieniędzy może poprawić płynność 

Firma transportowa nie działa w rytmie administracyjnych terminów. Samochód trzeba zatankować dzisiaj, uszkodzoną część wymienić teraz, a pracownikom zapłacić w ustalonym terminie. Oczekiwany zwrot podatku nie pokryje tych kosztów, dopóki środki faktycznie nie pojawią się na koncie. 

 To właśnie dla takich sytuacji stworzono szybki zwrot dla firm transportowych. Edenred Finance podaje, że przy szybkim zwrocie VAT środki mogą trafić na konto w ciągu dwóch dni roboczych od przekazania wszystkich wymaganych dokumentów.  

Warto właściwie rozumieć tę usługę. Nie oznacza ona, że zagraniczny urząd podatkowy rozpatruje cały wniosek w ciągu dwóch dni. Jest to rozwiązanie finansowe oferowane przez Edenred Finance, dzięki któremu przedsiębiorstwo może uzyskać środki wcześniej, zamiast czekać na zakończenie standardowego procesu. 

To może mieć znaczenie szczególnie przy większej flocie. Jeżeli firma co miesiąc ponosi wysokie koszty paliwa i opłat drogowych w kilku państwach, pieniądze oczekujące na zwrot mogą stanowić zauważalną część kapitału obrotowego. 

Nie każda firma potrzebuje szybkiego wariantu 

Szybki zwrot nie musi być automatycznym wyborem dla każdego przewoźnika. 

Firma powinna przede wszystkim zastanowić się, czego potrzebuje bardziej: wcześniejszego dostępu do środków czy możliwości spokojnego przejścia przez standardową procedurę. Jeżeli przedsiębiorstwo posiada komfortową rezerwę gotówki, kilka miesięcy oczekiwania może nie zaburzać codziennej działalności. 

Inaczej wygląda sytuacja firmy, która właśnie zwiększa flotę, ma sezonowo wysokie koszty albo czeka na płatności od swoich klientów. W takim momencie szybsze odzyskanie pieniędzy może pomóc ograniczyć lukę pomiędzy bieżącymi wydatkami a wpływami. 

Dlatego decyzję warto podejmować nie na podstawie samej kwoty zwrotu, ale całego przepływu pieniędzy w przedsiębiorstwie. 

W  przypadku akcyzy zasady są jeszcze bardziej uzależnione od lokalnych przepisów. 

Podobny wybór między standardowym a szybkim trybem dotyczy także odzyskiwania części akcyzy. Edenred Finance oferuje oba warianty, a przy szybszej opcji wypłata może nastąpić w ciągu dwóch dni roboczych. 

Sam zwrot podatku akcyzowego z zagranicy jest jednak możliwy tylko w określonych państwach i po spełnieniu konkretnych warunków. 

Obecnie Edenred Finance wskazuje siedem krajów: Belgię, Chorwację, Francję, Hiszpanię, Słowenię, Węgry i Włochy. Dotyczy to części akcyzy zawartej w cenie oleju napędowego. Firma transportowa musi być zarejestrowana w UE, posiadać wymagane dokumenty, a pojazd powinien mieć co najmniej 7,5 tony masy całkowitej. Zakup paliwa powinien być opłacony kartą – płatności gotówkowe nie kwalifikują się w ramach opisanej procedury.  

Każde z tych państw stosuje własne procedury, terminy i wymagania. To jedna z przyczyn, dla których czas potrzebny na odzyskanie środków nie jest wszędzie taki sam. W materiale „Transport Manager” zwrócono uwagę właśnie na różnice w dokumentacji i procedurach krajowych przy odzyskiwaniu akcyzy.  

W praktyce liczy się nie tylko kwota zwrotu 

Standardowy i szybki zwrot prowadzą do podobnego celu – odzyskania należnych firmie środków – ale odpowiadają na trochę inne potrzeby. 

Jeżeli przedsiębiorstwo może spokojnie czekać, standardowa procedura może być wystarczająca. Jeśli natomiast ważniejsza jest możliwość szybszego wykorzystania pieniędzy na paliwo, wynagrodzenia, serwis floty czy inne bieżące koszty, warto rozważyć szybszy wariant. 

W transporcie różnica kilku miesięcy nie jest tylko pozycją w kalendarzu. Może oznaczać pieniądze, które albo czekają na zakończenie procedury, albo wcześniej wracają do obrotu i ponownie pracują w firmie.