Co wchodzi w zakres outsourcingu księgowości?

Zakres usług różni się w zależności od biura i potrzeb firmy, ale dobrze skrojony outsourcing obejmuje znacznie więcej niż samo prowadzenie ksiąg. TaxCoach buduje swój model na szerokim zakresie wsparcia – każdy klient współpracuje z księgowym wyspecjalizowanym w jego branży, zamiast z osobą obsługującą firmy o bardzo różnym profilu.

Zakres wsparcia może obejmować między innymi:

• bieżące prowadzenie księgowości i ewidencji podatkowej;
• sporządzanie i składanie deklaracji VAT, CIT, PIT;
• obsługę kadrowo-płacową, w tym rozliczenia z ZUS i US;
• doradztwo podatkowe i reprezentację przed urzędami;
• wsparcie dyrektora finansowego przy planowaniu i analizie wyników;
• automatyzację obiegu dokumentów i integrację z systemami ERP.

Dla firm działających w e-commerce istotnym elementem jest też obsługa VAT w innych krajach UE – rejestracja, rozliczanie VAT OSS i IOSS, składanie deklaracji Intrastat. To obszar, w którym błędy kosztują szczególnie dużo, a wiedza wymagana do prawidłowego prowadzenia rozliczeń wykracza daleko poza standardowy zakres biura rachunkowego.

Specjalizacja branżowa – niedoceniany czynnik wyboru

Jednym z kryteriów, które przy wyborze biura rachunkowego łatwo zbagatelizować, jest specjalizacja branżowa. Tymczasem to właśnie ona decyduje o tym, czy księgowy będzie jedynie ewidencjonował dokumenty, czy też będzie w stanie aktywnie wskazywać możliwości optymalizacji kosztowej i podatkowej właściwe dla danego sektora.

Firma produkcyjna potrzebuje kogoś, kto rozumie specyfikę wyceny produktu, rozliczania kosztów wytworzenia i rotacji magazynowej. Spółka IT – kogoś, kto zna zasady stosowania ulgi IP Box i B+R. Sklep internetowy sprzedający za granicę – kogoś, kto śledzi progi rejestracyjne VAT w poszczególnych krajach i reaguje zanim firma przekroczy limity.

Technologia jako standard, a nie wyróżnik

Jeszcze kilka lat temu elektroniczny obieg dokumentów czy aplikacja mobilna do wystawiania faktur były argumentem sprzedażowym biur rachunkowych. Dziś to standard, którego brak powinien skłonić do szukania innego partnera.

Dobrze zintegrowany system obsługi księgowej pozwala firmie na przesyłanie dokumentów bezpośrednio z telefonu, automatyczne rozliczanie płatności z bankiem, monitorowanie statusu prac i otrzymywanie powiadomień o zbliżających się terminach. W praktyce oznacza to mniej ręcznej pracy, sprawniejszą obsługę oraz realne oszczędności czasu i kosztów.

Dyrektor finansowy bez etatu – model dostępny dla każdej firmy

Jedną z barier, która przez lata ograniczała dostęp małych i średnich firm do zaawansowanego doradztwa finansowego, był koszt etatu dyrektora finansowego. Model zewnętrznego CFO dostępnego na godziny zmienia sposób kalkulacji kosztów – firma może korzystać z wiedzy doświadczonego specjalisty wtedy, kiedy faktycznie tego potrzebuje: przy analizie opłacalności inwestycji, planowaniu budżetu, optymalizacji przepływów pieniężnych czy przygotowywaniu się do rozmów z inwestorem lub bankiem.

Biuro rachunkowe oferujące tę usługę w pakiecie z obsługą księgową daje firmie spójny obraz finansowy – ten sam zespół zna historię rozliczeń, strukturę kosztów i specyfikę branży, co przekłada się na jakość rekomendacji. Zewnętrzny dyrektor finansowy działający w oderwaniu od bieżącej księgowości ma zawsze mniejszy kontekst niż ten, który pracuje na tych samych danych, co księgowy prowadzący obsługę na co dzień.

Na co zwrócić uwagę przed podpisaniem umowy?

Zanim zdecydujesz się na konkretne biuro rachunkowe, warto przeprowadzić krótką weryfikację kilku obszarów. Pytania, które warto zadać podczas rozmowy wstępnej, dotyczą kilku obszarów:

• kto konkretnie będzie prowadził obsługę i jakie ma doświadczenie w Twojej branży;
• jak wygląda komunikacja – czy jest wyznaczony dedykowany opiekun i w jakim czasie można spodziewać się odpowiedzi;
• jakie narzędzia biuro stosuje do obiegu dokumentów i raportowania;
• czy w ofercie jest doradztwo podatkowe i w jakiej formie – czy wymaga odrębnej umowy, czy jest częścią standardowej obsługi;
• jak wygląda ubezpieczenie OC biura i na jaką kwotę opiewa polisa.

Przekonaj się, jak wygląda współpraca z biurem, które rozumie Twój biznes

Jeśli szukasz partnera, który połączy obsługę księgową z doradztwem podatkowym i wsparciem finansowym w jednym modelu współpracy, warto zacząć od rozmowy. TaxCoach oferuje bezpłatną konsultację, podczas której można omówić potrzeby firmy i dowiedzieć się, kto konkretnie prowadziłby obsługę i w jakim zakresie. Bez zobowiązań, za to z konkretnymi odpowiedziami.