Jakie są sposoby, aby sprawdzić NIP-UE kontrahenta?

NIP-UE kontrahenta można zweryfikować na dwa sposoby: 

1. za pomocą wyszukiwarki VIES. To bezpłatne narzędzie online, które pozwala szybko ustalić, czy dany podmiot zarejestrował się do VAT-UE. Z wyszukiwarki VIES skorzystać może każdy – wystarczy przejść na stronę internetową: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/#/vat-validation;
2. w urzędzie skarbowym kraju kontrahenta. To rozwiązanie jest bardziej czasochłonne – wymaga przygotowania, a następnie przetłumaczenia i wysłania pisma do właściwego urzędu skarbowego oraz oczekiwania na odpowiedź. 

Jak można przeczytać na stronie internetowej Taxology: https://taxology.co/pl/blog/jak-sprawdzic-wewnatrzwspolnotowy-numer-vat/, z urzędem skarbowym warto skontaktować się, dopiero gdy – mimo zapewnień przedsiębiorcy, że posiada on numer NIP europejski – sprawdzenie przez wyszukiwarkę VIES nie pozwala tego potwierdzić.

Jak sprawdzić NIP-UE kontrahenta za pomocą VIES?

Wyszukiwarka VIES to proste w obsłudze narzędzie online. Aby zweryfikować NIP europejski partnera biznesowego, po przejściu na stronę internetową usługi VIES wystarczy wykonać jedynie dwie czynności – wybrać z listy państwo członkowskie, w którym kontrahent zarejestrował firmę, a następnie podać numer VAT kontrahenta. Wskazanie kraju pytającego i jego numeru VAT nie jest konieczne – to pola, które mogą pozostać puste.

Narzędzie VIES umożliwia też zweryfikowanie poprawności danych – w odpowiedzi na zapytanie wyświetlają się dane podmiotu, a precyzując jego nazwa i adres rejestracyjny. Istnieje zatem możliwość potwierdzenia, że podany numer VAT-UE rzeczywiście należy do potencjalnego partnera biznesowego.

Jaki może być wynik wyszukiwania poprzez VIES?

Jeżeli NIP europejski jest aktywny, w odpowiedzi na zapytanie system VIES wyświetli komunikat: „Tak, numer VAT aktywny”. Możliwa jest też sytuacja, w której system wygeneruje odpowiedź: „Nieważny numer VAT dla transakcji transgranicznych w obrębie UE”. Możliwych powodów takiego komunikatu jest kilka – przykładowo:

• numer VAT nie został aktywowany na potrzeby transakcji wewnątrzunijnych,
• rejestracja nie została jeszcze zakończona – może to mieć związek z procedurami wprowadzonymi przez niektóre kraje, a dokładniej wymogiem osobnej rejestracji na potrzeby transakcji wewnątrzunijnych.

VIES – czy mogą pojawić się niepoprawne dane?

VIES to jedynie wyszukiwarka Komisji Europejskiej – odpowiedzi na zapytania użytkowników są udzielane na podstawie informacji pozyskanych z baz danych poszczególnych krajów Unii Europejskiej. To powoduje, że mogą pojawić się nieścisłości i błędy. W takiej sytuacji pozostaje jedynie skontaktować się z urzędem skarbowym. Jego pracownicy będą mogli sprawdzić informacje i w razie potrzeby je skorygować.

Każdy przedsiębiorca, który sprawdza zagranicznego kontrahenta poprzez wyszukiwarkę VIES, powinien też pamiętać o zachowaniu dowodu przeprowadzenia weryfikacji europejskiego numeru NIP na wypadek kontroli podatkowej. W tym celu wystarczy wydrukować wynik wyszukiwania. Alternatywą jest skorzystanie z pomocy specjalistów, np. firmy Taxology. Z jej ofertą można zapoznać się pod adresem: https://taxology.co/pl/.

Taxology specjalizuje się w księgowości e-commerce, VAT compliance i doradztwie podatkowym dla firm sprzedających online (sklepy internetowe i marketplace). Realizuje także wdrożenia ERP oraz wdrożenia i konfigurację Baselinkera. Obsługuje klientów w Polsce, UE i UK. Od 2026 roku Taxology jest częścią ALTO Advisory.